Номенклатура справ у Світловодському міськрайонному суді на 2014 рік

1

2

3

4

5

01 – Керівництво і контроль. Організація діловодства.

01-01

Закони, постанови та інші акти Верховної ради

 України; постанови, рішення та інші акти комітетів і комісій Верховної Ради України

Доки не мине потреба¹

ст.1-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-02

Укази, розпорядження Президента України

Доки не мине потреба¹

ст.2-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-03

Постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України

Доки не мине потреба¹

ст.3-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-04

Накази голови Державної судової адміністрації України з основної діяльності

Доки не мине потреба¹

ст. 16-а

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-05

Постанови Пленумів Вищих спеціалізованих судів України, Верховного Суду України, Президій апеляційного суду області.

Доки не мине потреба¹

ст. 9-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-06

Рішення та матеріали органів суддівського самоврядування, листування з ними.

Доки не мине потреба¹

ст. 9-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-07

Рішення та матеріали Вищої кваліфікаційної комісії суддів України

Доки не мине потреба¹

ст. 9-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-08

Постанови колегії територіального управління державної судової адміністрації в області

Доки не мине потреба¹

ст. 9-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-09

Документи (аналізи, листи тощо) узагальнення судової практики Верховного Суду України  та апеляційного суду області.

Доки не мине потреба¹

ст. 9-б

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-10

Правила, положення, інструкції, методичні рекомен­дації Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації в області

До заміни новими

ст. 20-б

01-11

Правила, положення, порядки суду та зміни до них

3 р. ¹

ст.28-б

¹після заміни новими

01-12

Накази начальника територіального управління державної судової адміністрації в Кіровоградській області з основної діяльності.

Доки не мине потреба¹

ст. 16-а

¹Що стосуються діяльності суду -

пост.

01-13

Доручення органів державної судової адміністрації, документи (інформації, довідки, огляди, доповідні, розрахунки) з їх виконання

Пост.

ст.6-а

01-14

Установчі документи суду

(довідка з єдиного державного реєстру, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи).

Пост.¹

ст.30

¹ Надіслані до відома-  1р. після заміни новими

01-15

Протоколи оперативних нарад суддів.

Пост.

ст.13

01-16

Протоколи оперативних нарад, що проводяться керівником апарату суду .

Пост.

ст.13

01-17

Плани роботи суду та звіти про їх виконання.

Пост.

ст. 157а

01-18

Документи (аналітичні огляди, аналізи, інформації, довідки, доповідні записки, зведення) про роботу суду

Пост.

ст.44-а

01-19

Депутатські запити і звернення та документи з їх виконання

5р. ЕПК

ст.8

01-20

Документи ( положення, рішення Ради суддів ) для використання в роботі з автоматизованою системою документообігу суду.

3р.

ЕК суду

01-21

Матеріали організації підготовки та проведення зборів суддів.

5р, ЕПК.

ст.13

01-22

Документи (подання, клопотання) щодо матеріально-технічного забезпечення суду.

3 р.

ЕК

01-23

Матеріали за результатами перевірки пропозицій, заяв, скарг громадян

5р.

ст.85

01-24

Документи за запитами на доступ до публічної інформації

5р.

ст.85

01-25

Копії окремих постанов (ухвал) та листування щодо їх виконання.

3р.¹

ст. 89

¹Після прийняття рішення.

01-25.1

Копії ухвал апеляційного суду, якими скасовано чи змінено судові рішення суду у кримінальних справах

3 р¹

ст. 89.

¹Після прийняття рішення

01-25.2

Копії ухвал апеляційного суду, якими скасовано, змінено судові рішення у цивільних справах.

3 р¹.

ст. 89.

¹Після прийняття рішення

01-25.3

Копії ухвал апеляційного адміністративного суду, якими скасовано, змінено судові рішення у адміністративних справах.

3 р¹.

ст. 89.

¹Після прийняття рішення

01-26

Копії ухвал апеляційного суду, якими скасовано, змінено судові рішення  у справах про адміністративні правопорушення

3 р¹.

ст. 89.

¹Після прийняття рішення

01-27

Копії постанов суду про повернення справ про адміністративні правопорушення на дооформлення

3 р¹.

ст. 89

¹Після прийняття рішення

01-28

Матеріали залишені без руху (до вирішення питання про відкриття провадження по справі) по кожному судді окремо.

3р.¹

ст.89

¹Після прийняття рішення.

01-29

Річні статистичні звіти про роботу суду по розгляду кримінальних, цивільних, адміністративних та інших справ за 2014р.  (ф.№1,1-1, 1-ОП, 1-1-ОП , 1-Л, 2-А,2-Ц,3,4,6-8,10)

Пост.

ст.302-б

01-30

Піврічні статистичні звіти про роботу суду по розгляду кримінальних, цивільних, адміністративних та інших справ за 2014р. (ф.№1,1-1, 1-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, 2-А,2-Ц,3,4,6-8,10)

5р. ¹

ст.302-в

¹ За відсутністю річних - постійно

01-31

Квартальні статистичні звіти про оперативність розгляду судом кримінальних справ про стан розгляду справ,  про злочини, перед­баченні статтями 209, 209-1, 306 Кримінального Кодексу України, про справляння, звільнення від сплати та повернення судового збору в місцевих та апеляційних судах за 2014р. (Ф.№1-ОП, 1-1-ОП, 1-Л, 10)

3р. ³

ст.302-г

³ За відсутністю річних - постійно

01-32

Документи (заяви, подання) щодо формування списків народних засідателів та присяжних

75 р.

ст.525-д

01-33

Супровідні листи до карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу

3 р.¹

ст.122

¹Наказ ДСАУ від 22.08.2007 №87

01-34

Листування з територіальним управлінням судової адміністрації в області з основних питань діяльності

5 р. ЕПК

ст.7-б

¹ Що стосується діяльності організації-пост.

01-35

Листування органами прокуратури, органами внутрішніх справ, апеляційними судами з основних питань діяльності

5 р. ЕПК

^ст.7-б

¹Що стосується діяльності організації-пост.

01-36

Листування з органами судової влади з питань видачі справ для проведення аналізів і узагальнень та надіслання справ для розгляду в апеляційному та касаційному порядку

1 р.¹

ст. 135

¹Після повернення докуменів.

01-37

Листування з підприємствами, установами, організаціями та громадянами з питань основної діяльності.

5 р.ЕПК,

 ст. 7-б

01-38

Протоколи зборів суддів та працівників апарату суду.

Пост.

ст.15

01-39

Інвентарна книга обліку бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки (ДІФ)

ст.805

01-40

Журнали реєстрації законодавчих, нормативно-правових та підзаконних актів

До ліквідації організації

ст. 104

01-41

Обліково-статистичні картки на справи, алфавітні покажчики до них

^Пост.¹

ЕК

¹Зберігаються в архіві суду

01-42

Журнал обліку скарг на дії або бездіяльність державного виконавця

5р. ЕПК

ст.123

01-43

Журнал обліку заяв про забезпечення позову

5р. ЕПК

ст.123

01-44

Журнал обліку подань, заяв і клопотань у порядку виконання судових рішень

5р. ЕПК

ст.123

01-45

Журнал розгляду судових справ і матеріалів суддею

3р.

ст.108

01-46

Журнал обліку речових доказів

5 р. ЕПК

ст.123

01-47

Журнал обліку осіб, яких передано на поруки колективу підприємств, установ, організацій

5 р. ЕПК

ст.123

01-48

Журнал обліку виконавчих документів, виданих судом

3 р. ЕПК

ст.127-г

01-49

Журнал видачі справ для ознайомлення

3 р.

ст.123

01-50

Журнал видачі копій документів із судових справ

3 р. ЕПК

ст.127-г

01-51

Контрольний журнал судових справ і документів, переданих для розгляду судді

3 р.

ст.123

01-52

Журнал обліку апеляцій, касаційних скарг, касаційних подань прокурора в кримінальних справах

3 р. ¹

ст.89

¹Після повернення всіх справ, облікованих у журналі, з суду касаційної інстанції

01-53

Журнал обліку апеляційних скарг, протестів у справах про адміністративні правопорушення

3р. ¹

ст.89

¹Після повернення всіх справ, облікованих у журналі, з суду касаційної інстанції

01-54

Журнал обліку судових доручень інших судів

3р.

ст.123

01-55

Журнал обліку апеляційних скарг у цивільних чи адміністративних справах

3р. ¹

ст.89

¹Після повернення всіх справ, облікованих у журналі, з суду касаційної інстанції

01-56

Журнал обліку печаток і штампів суду

Пост.

ст.1033

01-57

Журнал обліку видачі компакт-дисків з технічним записом судового засідання

3р.

ст.122

01-58

Журнал обліку видачі копій фонограм учасникам судового засідання

3р.

ст.122

01-59

Журнал реєстрації вхідних документів

3р.

ст.122

01-60

Журнал реєстрації вихідних документів

3р.

ст.122

01-61

Списки судових справ, призначених до розгляду в суді

1р.

ст.128

01-62

Реєстри вхідної електронної пошти за 2013 р.

3 р.

ст.122

01-63

Реєстри вихідної електронної пошти за 2013р.

3 р.

 ст.122

01-64

Розносна книга для місцевої кореспонденції

 3 р., ЕК

ст.127-г

01-65

Журнал обліку інформації щодо забезпечення проведення судового засідання, виконання розпоряджень суддів та керівників суду

3 р.

 ст.122

01-66

Журнал реєстрації телефонограм.

1 р.

ст.126

01-67

Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію

5р.

ст.124

01-68

Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян

5р.

ст.124

01-69

Журнал реєстрацій рішень про проведення судового засідання у режимі відеоконференції

3 р.

ст.122

01-70

Журнал реєстрації матеріалів дистанційного судового провадження за рішеннями інших судів

3 р.

ст.122

01-71

Матеріали (подання) про інформаційне наповнення і функціонування офіційного веб-сайту суду в мережі Інтернет

1р.

ЕК

01-72

Розпорядження керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу справ.

3р.

ЕК

01-73

Опис (реєстр) рекомендованих бандеролей (листів), опис (реєстр) простої кореспонденції

1 р.

ст.127-г

01-74

Протоколи засідань комісій з соціального страхування

5 р.

 ст.711

01-75

Документи (інвентарні описи, акти, відомості) про інвентаризацію.

3 р. ¹

ст. 345

1011

¹ За умови завершення ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів-зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

01-76

Журнал записів, відомості показників засобів вимірювання та електролічильників.

1 р.

ст.1905

01-77

Нормативно-правові документи з питань інформаційних технологій

До зміни новими.

ст. 20-б

01-78

Листування з питань інформаційно-технічного забезпечення діяльності суду

3 р.,

ст. 26

01-79

Листування з ДСА, ТУ ДСА, апеляційним судом та Реєстратором з питань Єдиного державного реєстру судових рішень

Доки не мине потреба

ст. 7-б

01-80

Документи (доповідні записки, довідки, акти) про стан діловодства й архівної справи, впровадження інформаційних технологій

5 р.

ст.113

01-81

Листування про транспортне обслуговування, закріплення автотранспорту за посадовими особами

3 р.

ст.1096

02 – Кадрове діловодство

02-01

Нормативно-правові акти, правила, положення, інструкції, методичні вказівки та рекомендації з питань кадрової роботи та державної служби

До заміни новими

ст.20-б

02-02

Листування з органами  державної судової адміністрації, органами суддівського самоврядування з кадрових питань.

 5 р.ЕПК

ст.520

02-03

Листування з органами державної судової адміністрації, суддівського самоврядування, органами місцевого самоврядування з питань роботи з кадрами

5 р.ЕПК

ст.520

02-04

Посадові інструкції працівників апарату суду

5 р.¹

ст.43

¹Після заміни новими.

02-05

Накази з основної діяльності

Пост. ¹

ст.16-а

¹Надіслані до відома- доки не мине потреба

02-06

Накази з особового складу (про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу тощо)

75р.

ст.16-б

02-07

Накази про надання відпусток

5р.

ст.16-б

02-08

Накази з адміністративно-господарських питань, про відрядження працівників, про дисциплінарні стягнення

5р.

ст.16-в

02-09

Матеріали засідань конкурсної комісії суду із заміщення вакантних посад державних службовців

Пост.

ст.505

02-10

Особові документи осіб, що не були рекомендовані конкурсною комісією для призначення на посаду

3 р.

ст.506

02-11

Списки кадрового резерву для державної служби апарату суду та матеріали щодо їх формування

5р.

ст.525-е.

02-12

Матеріали проведення атестації державних службовців апарату суду

75р. ¹

ст.493-в

¹Зберігаються у складі особових справ

02-13

Структура та штатні розписи суду, зміни до них, проекти, документи щодо їх розроблення

Пост.

ст.37-а

02-14

Статистичні звити з кадрових питань

Пост.

ст.302-б

02-15

План-графік підвищення кваліфікації працівників апарату суду та інші матеріали щодо підвищення кваліфікації

5 р.

ст.618

02-16

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 р. ¹

ст.397

¹ Після заміни новими

02-17

Аналітичні довідки про роботу з кадрами

Постійно

ст. 489

02-18

Документи (подання клопотання) щодо заохочення суддів та працівників апарату суду

75р ЕПК.

ст.654-б

02-19

Графіки надання відпусток та документи щодо їх формування

1р.

ст.515

02-20

Книга обліку протоколів засідань конкурсної комісії по заміщенню вакантних посад працівників суду.

3р.

ст.122

02-21

Книга обліку руху особових справ

75р.

ст.528

02-22

Книга обліку руху трудових книжок та

вкладишів до них

50р.

ст.530-а

02-23

Особові справи суддів

75 р.¹

ст.493

¹Після звільнення.

02-24

Особові справи

працівників суду

75р. ¹

ст.493

¹Після звільнення.

02-25

Особові картки працівників суду

75р. ¹

ст.499

¹Після звільнення.

02-26

Журнал обліку видачі довідок, що видаються працівникам суду, про стаж, місце роботи

3р.

ст.535

02-27

Довідки, видані працівникам про стаж, місце роботи, заробітну плату та інші (копії)

3 р.

ст.517

02-28

Заяви працівників апарату суду про надання щорічних відпусток, відпусток без збереження заробітної плати та інших відпусток

1 р.

ст.515

02-29

Документи (заяви, довідки ) працівників апарату суду про надання навчальних відпусток

3 р.¹

ст.516

¹Після закінчення навчального закладу

02-30

Матеріали проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями апарату суду покладених на них обов’язків і завдань

75р.¹

ст.493

¹Зберігаються у складі особових справ

02-31

Журнал реєстрації наказів з основної діяльності

Пост.¹

ст.121-а

¹ Зберігається у суді

02-32

Журнал реєстрації наказів з особового складу

75р.¹

ст.121-б

02-33

Журнал реєстрації наказів про надання відпусток

10 р.

ЕК

02-34

Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань, про дисциплінарні стягнення, відрядження працівників

5 р.

ст.121-в

02-35

Документи (копії наказів, листи тощо) про чергування працівників суду)

3 р.

 ЕК

02-36

Документи (табелі використання робочого часу) щодо обліку робочого часу.

1 р.

ст.408

02-37

Документи щодо продовження терміну перебування на державній службі

75р. ¹

ст.493-в

¹Зберігаються у складі особових справ

02-38

Матеріали проведення службових перевірок та розслідувань та щодо притягнення працівників суду до дисциплінарної відповідальності

5 р. ЕПК¹

ст.403

¹Після винесення рішення

02-39

Журнал реєстрації відряджень

5р.¹

ст.533

¹ Після закінчен­ня журналу

02-40

Листування про оформлення відряджень

3 р.

ст.523 б

02-41

Журнал обліку інструктажу з техніки безпеки

10 р.¹

ст.482

¹ Після закінчен­ня журналу

02-42

Книга обліку виходу на роботу працівників суду

1р.

ст.408

02-43

  Графік чергового присвоєння   рангів та надбавок за стаж державної служби.

5р.

ЕК

02-44

Заяви суддів про надання щорічних та додаткових відпусток.

1р.

ст.515

02-45

Розпорядження

Пост.

ст.16а

02-46

Документи по відпрацювання правопорушниками адміністративних робіт  в Світловодському міськрайонному суді.

3 р.

 ЕК

02-47

Положення про структурні підрозділи апарату суду.

Пост.

ст.39

02-48

Журнал обліку видачі службових посвідчень.

3 р.

ст.127а

03- А Р Х І В

03-01

Положення про архів

Пост.

ст.39

03-02

Паспорт архіву

3 р.¹

^ст.131

¹ Після заміни новим

03-03

Положення про експертну комісію

До заміни

 новими

ст.20-б

03-04

Протоколи засідань експертної комісії

Пост.

ст.14-а

03-05

Інструкція з діловодства

До заміни

новою

ст.20-б

03-06

Описи справ постійного зберігання

Пост.

ст.137-а

03-07

Описи справ з особового складу

3р.¹

ст.137-б

¹ Після знищен­ня справ

03-08

Описи справ на справи тривалого (понад 10 років) зберігання

3р.¹

ст.137-б

03-09

Справа фонду (історична довідка, акти приймання-передавання документів, довідки про перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів для знищення, про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видавання справ у тимчасове користування)

Пост. ¹

ст. 130

¹ У разі ліквідації передається на державне зберігання

03-10

Журнал видачі справ з архіву суду у тимчасове користування

1р.¹

ст.140

¹Після закін­чення журналу та повернення справ до архіву

03-11

Журнал обліку надходжень та вибуття справ (документів) з  архіву.

До ліквідації організації

ст. 139.

03-12

Номенклатура справ суду

Пост.

ст. 112а

¹На державне зберігання не передаються, зберігаються у наглядовій справі державної архівної установи

СХВАЛЕНО

Протокол  засідання ЕК суду       

від 11 грудня 2013  р. № 4